KI-Tools für Selbständige: worauf es ankommt

Worauf achte ich, wenn ich KI-Tools für meine Selbständigkeit auswähle? Auf fünf Punkte: welche Aufgabe das Werkzeug lösen soll, was die Gratis-Stufe abdeckt, was der Tarif im Jahr kostet, wie der Anbieter mit deinen Daten umgeht und welche Pflichten aus der KI-Verordnung gelten. Für die meisten Aufgaben reichen wenige Werkzeugarten.

KI-Tools: worum geht es?

KI-Tools nehmen Selbständigen wiederkehrende Arbeit ab: Texte entwerfen, Dokumente zusammenfassen, übersetzen, Abläufe zwischen Programmen verbinden oder Belege auslesen. Die meisten Werkzeuge lassen sich vier Arten zuordnen: Chat-Assistenten wie ChatGPT, Claude und Gemini, Übersetzungsdienste wie DeepL, Automatisierungsdienste wie Zapier oder Make und Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme mit KI-Funktionen.

Für diesen Ratgeber werten wir die Preisseiten der Anbieter und die KI-Verordnung der EU aus, Stand Oktober 2026. Wir testen keine Werkzeuge selbst und bewerten nicht, welches besser arbeitet.

Die wichtigsten Kriterien

Aufgabe. Lege zuerst fest, was das Werkzeug erledigen soll. Ein Chat-Assistent deckt viele Textaufgaben ab. Einen Spezialdienst brauchst du nur, wenn er etwas kann, das der Assistent nicht bietet.

Gratis-Stufe. Alle hier genannten Anbieter haben laut Preisseite eine kostenlose Stufe. Damit kannst du testen, ob das Werkzeug deine Aufgabe löst, bevor du zahlst.

Preis und Abrechnung. Achte auf Währung, Steuerhinweis und Laufzeit. DeepL nennt Preise inklusive Mehrwertsteuer, Anthropic ohne Steuern, Zapier rechnet in US-Dollar.

Daten. Prüfe, ob deine Eingaben zum Training verwendet werden. Bei ChatGPT und Claude kannst du dem Modelltraining in den Privat-Tarifen laut Preisseiten widersprechen (Opt-out), im Team-Tarif von Claude ist es standardmäßig aus. DeepL gibt an, Texte von Pro-Kunden nach der Verarbeitung zu löschen, sofern nicht anders vereinbart, und sie nicht zum Training zu nutzen.

Grenzen. Gratis- und Einstiegstarife begrenzen Nutzung, Zeichen, Tasks oder Rechnungen. Die Grenze bestimmt oft, welcher Tarif nötig ist.

Übersicht nach Aufgabe

Preise laut Anbieter-Preisseite, Stand Oktober 2026, pro Monat.

Aufgabe	Beispiele	Gratis-Stufe laut Anbieter	Einstiegstarif laut Anbieter
Texte, Recherche, Auswertung	ChatGPT, Claude, Gemini	ja	ChatGPT Go 8 Euro, Claude Pro 18 Euro zzgl. Steuern, Google AI Plus 4,99 Euro
Übersetzen	DeepL	ja, 50.000 Zeichen	DeepL Pro Individual 7,49 Euro bei Jahreszahlung, 300.000 Zeichen
Abläufe automatisieren	Zapier, Make	Zapier 100 Tasks, Make 1.000 Credits	Zapier Pro 19,99 US-Dollar bei Jahreszahlung, 750 Tasks
Rechnungen, Belege	sevdesk und andere	sevdesk 3 Rechnungen	siehe Ratgeber Rechnungsprogramme
Bilder, Grafiken	ChatGPT, Gemini	begrenzt	in den Chat-Tarifen enthalten

Bei Make waren die Preise der bezahlten Tarife beim Abruf nicht als Text lesbar, deshalb nennen wir keine. Zapier Pro kostet bei monatlicher Zahlung 29,99 US-Dollar.

Chat-Assistent oder Spezialwerkzeug?

Ein Chat-Assistent entwirft E-Mails und Angebote, fasst Dokumente zusammen, wertet Tabellen aus und übersetzt. Einen ausführlichen Vergleich liefert der Ratgeber ChatGPT, Claude oder Gemini.

Ein Spezialwerkzeug brauchst du, wenn es feste Kontingente oder Funktionen bietet, die der Assistent nicht hat. DeepL Pro Individual enthält zum Beispiel 3 Dokumentübersetzungen im Monat, die kostenlose Version eine. Ein Automatisierungsdienst arbeitet im Hintergrund, ohne dass du jedes Mal einen Chat startest: Ein neues Formular erzeugt einen Kontakt, eine Bestellung eine Aufgabe. Rechne vorher grob aus, wie viele Tasks oder Credits ein Ablauf im Monat verbraucht.

Bei Rechnungen bieten manche Programme eine KI-gestützte Belegerfassung. Bei sevdesk ist sie laut Preisseite ab dem Tarif Buchhaltung enthalten. Mehr dazu im Ratgeber Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Kosten aufs Jahr gerechnet

Werkzeug	Rechnung	Jahreskosten
ChatGPT Plus	12 x 23 Euro	276 Euro
Claude Pro, Jahreszahlung	laut Anthropic im Voraus	180 Euro zzgl. etwaiger Steuern
Google AI Pro	12 x 21,99 Euro	263,88 Euro
DeepL Pro Individual	12 x 7,49 Euro	89,88 Euro

Kombinierst du mehrere Werkzeuge, prüfe, ob sich Aufgaben überschneiden. Zwei Abos für dieselbe Aufgabe kosten doppelt.

Pflichten: KI-Kompetenz, Kennzeichnung, Datenschutz

KI-Kompetenz. Art. 4 KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. In der seit 27. Juli 2026 geänderten Fassung müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und von Personen in ihrem Auftrag zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau schreibt die Vorschrift nicht vor. Betreiber ist laut Art. 3, wer ein KI-System in eigener Verantwortung nutzt, außer im Rahmen einer persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit. Wer KI beruflich einsetzt, fällt also darunter.

Kennzeichnung. Die Transparenzpflichten aus Art. 50 gelten nach Art. 113 seit dem 2. August 2026, der AI-Omnibus hat sie laut EU-Kommission nicht verschoben. Für Betreiber betrifft das vor allem Deepfakes und KI-Texte zu Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Details im Ratgeber KI-Texte kennzeichnen.

Datenschutz. Personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden gehören nur in ein Werkzeug, mit dem die Verarbeitung vertraglich geregelt ist. ChatGPT Business nutzt laut OpenAI standardmäßig keine Unternehmensdaten zum Training.

Prüfung. Alle Chat-Assistenten können falsche Angaben erzeugen. Zahlen, Rechtsaussagen und Zitate prüfst du vor der Verwendung an einer Primärquelle.

Für wen eignet sich was?

Gelegentliche Texte. Eine Gratis-Stufe oder ein günstiger Einstiegstarif wie Google AI Plus oder ChatGPT Go reicht oft. Bei ChatGPT Go können laut OpenAI Anzeigen erscheinen.

Tägliche Arbeit mit Texten und Dokumenten. Ein Standard-Abo mit höheren Limits, etwa ChatGPT Plus, Claude Pro oder Google AI Pro.

Regelmäßige Dokumentübersetzungen. Ein Übersetzungsdienst mit Dokumentkontingent wie DeepL Pro.

Wiederkehrende Abläufe zwischen Programmen. Ein Automatisierungsdienst. Starte mit der Gratis-Stufe und zähle die verbrauchten Tasks oder Credits.

Mitarbeitende oder Kundendaten im Spiel. Ein Business- oder Team-Tarif mit vertraglicher Grundlage für den Datenschutz.

Kurse und E-Books zum Thema findest du im Vergleich KI-Tools, unsere Methode auf So vergleichen wir. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information. Bei Datenschutz- oder Rechtsfragen zu deinem Einsatz hilft eine Rechtsberatung weiter.