Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: worauf es ankommt

Worauf achte ich, wenn ich als Kleinunternehmer ein Rechnungsprogramm wähle? Wichtig sind vier Punkte: Das Programm muss die Pflichtangaben nach § 34a UStDV samt Hinweis auf die Steuerbefreiung abbilden, eingehende E-Rechnungen lesen können, zu deiner Rechnungsmenge passen und nach Aktionsende bezahlbar bleiben. Gratis-Stufen gibt es laut Anbietern bei sevdesk, easybill und Zervant.

Rechnungsprogramme: worum geht es?

Ein Rechnungsprogramm erstellt Angebote, Rechnungen und Mahnungen, vergibt Nummern und legt alles ab. Die hier genannten Anbieter haben zusätzlich Tarife mit Belegerfassung, Bankanbindung oder Vorbereitung der Steuererklärung. Als Kleinunternehmer giltst du nach § 19 UStG, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Für diesen Ratgeber werten wir die Preisseiten von Lexware Office, sevdesk, easybill und Zervant sowie die Gesetzestexte aus, Stand 17. Oktober 2026. Wir haben die Programme nicht selbst ausprobiert.

Die wichtigsten Kriterien

Pflichtangaben. Nach § 34a UStDV braucht deine Rechnung Name und Anschrift von dir und der Kundschaft, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung und das Entgelt mit Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine Rechnungsnummer nennt § 34a nicht ausdrücklich, Programme vergeben sie trotzdem automatisch.

E-Rechnung empfangen. Lieferanten, die keine Kleinunternehmer sind, schicken dir E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die musst du lesen und archivieren können.

Menge. Gratis-Stufen begrenzen Rechnungen, Dokumente oder Kontakte. easybill Free erlaubt laut Preisseite 50 Dokumente pro Monat, aber nur 3 Kontakte.

Preis nach Aktion. sevdesk und Lexware Office zeigten beim Abruf Rabattpreise. Rechne mit dem Preis, der danach gilt.

Netto oder brutto. Die meisten Preise sind netto. Als Kleinunternehmer zahlst du die Umsatzsteuer, ohne sie zurückzubekommen.

E-Rechnung: Pflicht oder nicht?

Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern sind nach § 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich als E-Rechnung in einem strukturierten Format auszustellen. Nach § 27 Abs. 38 UStG gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmer noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, bis Ende 2027 nur noch Unternehmer mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

Für Kleinunternehmer gilt eine dauerhafte Ausnahme: Ihre Rechnungen dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. Das Gleiche gilt nach § 33 UStDV für Rechnungen bis 250 Euro. Die Ausnahme betrifft nur deine Ausgangsrechnungen. Beim Empfang brauchst du trotzdem ein Werkzeug, das E-Rechnungen lesen kann.

Anbieter im Vergleich

Preise netto pro Monat laut Preisseite, Stand 17. Oktober 2026, ohne Aktionsrabatte.

Anbieter	Kostenlose Stufe	Einstiegstarif für Rechnungen	Mit Buchhaltung	E-Rechnung laut Anbieter
Lexware Office	keine, 30 Tage Test	M: 12,90 Euro, monatlich kündbar	L: 21,90 Euro	(E-)Rechnungen ab Tarif M
sevdesk	3 Rechnungen bzw. E-Rechnungen pro Monat	Rechnung: ab 8,90 Euro bei 24 Monaten Laufzeit	Buchhaltung: ab 19,90 Euro bei 24 Monaten Laufzeit	ZUGFeRD und XRechnung, auch im Gratis-Tarif
easybill	50 Dokumente, 3 Kontakte	Starter: 12 Euro, 9 Euro bei Jahreszahlung, 250 Dokumente, 20 Kontakte	KI-Belegerfassung ab Starter	enthalten
Zervant	ja, Umfang auf der Seite nicht eindeutig	Start: 11 Euro, 9 Euro bei Jahreszahlung	nicht Schwerpunkt	XRechnung kostenlos, andere Formate kostenpflichtig

Lexware Office listet S (7,90 Euro, Belegerfassung und Archiv), M (12,90 Euro, Angebote, E-Rechnungen, Mahnungen), L (21,90 Euro, Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer) und XL (32,90 Euro). Für die ersten 3 Monate zeigte die Seite beim Abruf 50 Prozent Rabatt.

sevdesk zeigt je Tarif die Laufzeiten 1, 12 und 24 Monate, je länger, desto günstiger. Beim Abruf lief zusätzlich ein zeitlich begrenzter Aktionsrabatt.

easybill senkt den Preis von Starter bei Jahreszahlung von 12 auf 9 Euro im Monat. Die kostenlose Testphase dauert laut Preisseite 7 Tage.

Zervant schlägt laut Preisseite ohne Umsatzsteuer-ID den finnischen Umsatzsteuersatz von 25,5 Prozent auf. Hast du als Kleinunternehmer keine USt-ID, ist dein Endpreis entsprechend höher.

Kosten aufs Jahr gerechnet

Eigene Rechnung aus den regulären Preisen, ohne Aktionsrabatte. Brutto heißt hier: mit 19 Prozent deutscher Umsatzsteuer, bei Zervant ohne USt-ID mit 25,5 Prozent finnischer Umsatzsteuer.

Tarif	netto im Jahr	brutto für Kleinunternehmer
easybill Starter, Jahreszahlung	108 Euro	128,52 Euro
Zervant Start, Jahreszahlung	108 Euro	135,54 Euro
sevdesk Rechnung, 24 Monate Laufzeit	106,80 Euro	127,09 Euro
Lexware Office M, monatlich kündbar	154,80 Euro	184,21 Euro

Der niedrigste Jahrespreis setzt bei sevdesk eine Bindung über 24 Monate voraus. Lexware Office ist dafür monatlich kündbar.

Rechnungsprogramm oder Buchhaltungsprogramm?

Ein reines Rechnungsprogramm schreibt Angebote, Rechnungen und Mahnungen. Ein Buchhaltungstarif kommt hinzu, wenn du Belege erfassen, Kontoumsätze zuordnen und die Einnahmenüberschussrechnung vorbereiten willst. sevdesk nennt Bankanbindung, KI-gestützte Belegerfassung, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung ab dem Tarif Buchhaltung, Lexware Office Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer ab Tarif L.

Bei wenigen Rechnungen im Monat reicht oft ein Rechnungstarif. Bereitest du deine Steuererklärung selbst vor, spart ein Buchhaltungstarif mit Bankanbindung Arbeit. Welche KI-Funktionen in solchen Programmen stecken, ordnet der Ratgeber KI-Tools für Selbständige ein.

Für wen eignet sich was?

Wenige Rechnungen, wenige Kunden. Eine Gratis-Stufe kann reichen. Achte auf die Grenzen: 3 Rechnungen im Monat bei sevdesk, 3 Kontakte bei easybill Free.

Regelmäßige Rechnungen ohne Buchhaltung. Ein Einstiegstarif wie easybill Starter, Zervant Start, sevdesk Rechnung oder Lexware Office M. Bei easybill Starter sind 20 Kontakte die Grenze.

Steuererklärung selbst vorbereiten. Ein Tarif mit Belegerfassung und Bankanbindung, etwa sevdesk Buchhaltung oder Lexware Office L.

Kurz vor der Umsatzgrenze. Ein Programm, das auch Umsatzsteuer ausweisen und E-Rechnungen ausstellen kann, damit du beim Wechsel kein neues Programm brauchst.

Ohne USt-ID. Bei Anbietern, die ausländische Umsatzsteuer berechnen, mit dem höheren Bruttopreis rechnen, wie bei Zervant beschrieben.

Werkzeuge rund um Rechnung und KI findest du im Vergleich KI-Tools, unsere Methode auf So vergleichen wir. Weitere Pflichten beim Verkauf digitaler Produkte fasst der Ratgeber Recht beim Verkauf digitaler Produkte zusammen. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung. Für deine steuerliche Situation wende dich an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.